Calculadora del coste total de un empleado para la empresa

El punto de partida es el salario bruto mensual, es decir, lo que figura en el contrato antes de retenciones. Sobre esa base se calculan las cotizaciones patronales: un porcentaje que paga la empresa además del bruto y que no aparece como descuento en la nómina del empleado. La suma de ambos términos da el coste mensual. Para obtener el coste anual, esa cifra se proyecta sobre doce meses. La parte de cotizaciones es simplemente la diferencia entre el coste total y el bruto, de modo que puede comprobarse con una resta.

Conviene no mezclar dos conjuntos de cotizaciones distintos. Las del trabajador se descuentan del bruto y explican por qué el neto es menor; las del empleador se añaden por encima y explican por qué el coste es mayor. Esta página trata solo de las segundas.

Dos factores mueven la cifra. El primero es el nivel del salario: como las cotizaciones son un porcentaje del bruto, el coste crece de forma proporcional. Si el bruto sube un 10 %, el coste también sube un 10 % mientras el porcentaje aplicado no cambie. El segundo es la categoría, que determina qué porcentaje se aplica.

Ejemplo con cifras inventadas solo para ilustrar: un bruto de 3 000 euros mensuales y una carga patronal del 42 % dan 1 260 euros de cotizaciones y un coste mensual de 4 260 euros, es decir, 51 120 euros al año. Si para otra categoría la carga fuera del 47 %, las cotizaciones serían 1 410 euros, el coste mensual 4 410 euros y el anual 52 920 euros. Cinco puntos de diferencia en el porcentaje suponen 150 euros al mes y 1 800 euros al año por un solo empleado, y se multiplican por el tamaño de la plantilla.

El error más habitual es presupuestar un puesto con el salario bruto, o peor, con el neto, como si fuera el coste. Con el ejemplo anterior, reservar 3 000 euros al mes equivale a prever 36 000 euros al año cuando el coste calculado es de 51 120: un hueco de 15 120 euros que sale de la tesorería. Multiplicado por varias contrataciones, ese desfase puede desbaratar un plan de crecimiento entero.

Otro error es dar la cifra por cerrada. El resultado es una estimación basada en el salario y la categoría; no recoge primas, indemnizaciones, formación, equipamiento ni posibles bonificaciones de un contrato concreto. Sirve para comparar escenarios y fijar un orden de magnitud, y la cifra definitiva debe confirmarse con la nómina real o con la gestoría.